مدیریت پروژه

معمولا یک پروژه براساس نیازهای یک کسب و کار و یا اهداف آن تعریف می شود که یا باید مشکل بوجود آمده را حل کرد و یا روشهای جدیدی را برای رسیدن به اهداف پروژه تعریف کرد. برای درک بهتر اهداف و چالشهای یک کسب و کار، باید نگاهی به خلاصه پروژه بیاندازید تا با نیازها و اهداف آن آشنا شوید. سپس برای پروژه برنامه ریزی کنید. برنامه ریزی شامل تمامی جزییات پروژه از ابتدا تا انتها از جمله، اجرا و راه اندازی پروژه تا مختوم کردن آن می شود. این مرحله خود دارای قسمتهای مختلفی همانند تعریف حوزه پروژه، تخمین نیازها، شناسایی و تعریف فرآیندها و روندکاری، نقش اساس اعضای تیم و مسئولیت آنها، انجام پروژه براساس برنامه زمانبندی شده، تایید نهایی پروژه و در انتها خاتمه دادن به پروژه است و اطمینان از اینکه پروژه برطبق برنامه زمانبندی پیش رفته و با هزینه و بودجه درنظر گرفته شده انجام شده است. مدیر پروژه شخصی است که در زمینه کاری خود متخصص، حرفه ای و با تجربه است. این مدیر پروژه است که افراد متخصص زیرنظر خود را انتخاب می کند و از آنها انتظار انجام کار دارد. با این وجود مدیر پروژه تنها فرد مسئول در زمینه برنامه ریزی، اجرا، کنترل و خاتمه دادن به پروژه است. معمولا مدیر پروژه برای برنامه ریزی، سازماندهی، مدیریت منابع و اجرای یک پروژه، از یک نرم افزار مدیریتی کمک می گیرد. نرم افزارهای مدیریتی زیادی وجود دارند که بصورت هوشمند عمل می کنند و می توانند خطرات انجام کار را از قبل پیش بینی کرده، تخمین زده، هشدارها و اخطارهایی را اعلان نموده و  همچنین زمانبندی و هزینه ها را کنترل کنند.

برای درک بهتر مقوله مدیریت پروژه به مثال زیر توجه کنید: فرض کنید شهرداری می خواهد در یک تقاطع، زیرگذر بسازد. انجام اینکار مستلزم چندین مرحله کار است که هرکدام از این مراحل باید به نوبت انجام شوند. در ابتدا باید نقشه انجام اینکار طراحی، تایید و تصویب شود. سپس باید کار خاکبرداری انجام شود و همزمان با اینکاردیواره های زیرگذر، ساخته و محکم سازی شوند تا ریزش نکنند. توجه داشته باشید که خاکبرداری باید بطور همزمان از هر دو طرف تقاطع انجام شود. نقطه ای که در زیر تقاطع قرار دارد، باید ستونهایی در وسط زیرگذر برپا شوند و بر روی آنها سقف زیرگذر ساخته شود. در ادامه باید سطح زیر گذر کفسازی شده و در کناره ها و همچنین وسط بلوار جدول کشی و جوی آب ساخته شده و در صورت نیاز چاه فاضلاب حفر شود. در خاتمه هم به مرحله زیباسازی می رسیم همانند آسفالت، نصب تیرهای چراغ برق و نورپردازی در زیر سقف زیرگذر، گلکاری باغچه ها و زیباسازی دیواره های زیرگذر و علائم راهنمایی و رانندگی. البته همین کارها نیز باید برای روی سقف زیرگذر نیز انجام شود. این یک نمونه پروژه است که ما بصورت مختصر به بیان آن پرداختیم. مدیر پروژه، مسئول اجرای این پروژه از ابتدا تا انتها است. برای هرکدام از این مراحل زمانی را تایین می کند و تا یک مرحله به پایان نرسد نمی توان مرحله بعدی را انجام داد و اگر یک مرحله طبق زمانبندی پیش نرود مراحل بعدی نیز با تاخیر انجام می شوند. مدیر پروژه مسئول هماهنگ کننده تمامی مراحل است، همچنین باید پروژه را مطابق با بودجه تخصیص داده شده پیش ببرد و مراقب باشد تا هزینه ها از آنچه که تعیین شده اند، بیشتر نشوند.