بازنگری کنترل ها

بسیاری از ریسک ها دارای بازه زمانی تاثیر هستند. به عبارتی دیگر یک محدوده زمانی که ریسک می تواند به وقوع بپیوندد را بازه زمانی تاثیر می گویند. از این رو، ضروری است که تمامی اقدامات لازم در همان بازه زمانی مربوطه انجام شود. تقریبا تمامی خصوصیات ریسک ها وابسته به زمان هستند. به همین دلیل است که بازنگری و مستندسازی تمامی مراحل فرآیند مدیریت ریسک، از شناسایی تا برنامه ریزی پاسخ، امری ضروری است.

برخی از تهدیدها ممکن است دیگر وجود نداشته باشند، این مسئله می تواند به دلیل تمهیدات موفقیت آمیزی باشد که منجر به ریسک شده است یا به دلیل گذر از بازه زمانی وقوع ریسک بدون بروز آن بوجود آمده باشد. در بدترین حالت ممکن است ریسک رخ داده باشد و تبدیل به معضل و یا مشکل شده باشد. مشابه این وضعیت برای فرصت ها، متصور است. فرصتها نیز یا کسب شده اند یا منتفی شده و امکان بهره مندی از آنها از بین رفته است.

ریسک ها می توانند به مرور زمان بدتر و یا بهتر شوند. به عبارت دیگر، احتمال وقوع یا تاثیر یا هردوی آنها تغییر کند. این موضوع می تواند ناشی از کامل تر شدن اطلاعات تخمین ها درباره ریسک ها باشد. در اثر تغییر شرایط بیرونی نیز امکان دارد، ریسک های پروژه تفاوت نمایند.

ریسکهای جدیدی که وجود نداشتند، می توانند در پروژه امکان ظهور پیدا کنند. این مسئله ممکن است ناشی از عدم دقت در مرحله شناسایی ریسک ها باشد، یا اینکه در اثر تغییر و پیشرفت کار، پروژه در معرض ریسکهای جدیدی قرار بگیرید. در حقیقت ریسک های پنهانی در پروژه ها وجود داشتند که پس از آغاز پروژه و انجام برخی فعالیت ها، وجود آنها آشکار شده است.

مدیریت پروژه نباید در طول عمر پروژه، تنها یکبار به اجرا گذاشته شود، بلکه باید به دفعات تکرار شود تا اطمینان کسب شود که هرگونه تغییر در وضعیت ریسکهای در معرض پروژه شناسایی می شوند و سیاستهای مدیریتی بصورت مطلوب و موثر پیش می روند. همین مسئله است که اهمیت بازنگری و کنترل تمامی فرآیندهای مدیریت ریسک را در مرحله پایش آشکار می سازد. این بازنگری باید براساس یک روال منظم در طول اجرای پروژه دنبال گردد:

بازنگری ریسک باید حداقل در مقاطع کلیدی پروژه مانند مقاطع حساس تصمیم گیری، با مقطع تغییر مراحل اصلی پروژه انجام شود تا بتوان ریسکهای مرحله بعد پروژه را شناخت و همچنین ریسکهای حل نشده مراحل پیش را تعیین تکلیف نمود. بازنگری ریسک باید براساس یک نظم مشخص در طول اجرای پروژه مشخص شود. این دوره می تواند ماهانه و یا فصلی باشد. ضمن اینکه در مراحل مختلف پروژه، دوره بازنگری می تواند بنا به ضرورت تغییر کند.