اجرا و پیاده سازی فرآیندها

اجرا و پیاه سازی، فرآیندی است که استراتژی ها و برنامه ها را به عمل تبدیل می کند تا اهداف استراتژیک را به سرانجام برسانند. اجرا و پیاده سازی برنامه استراتژیک به اندازه خود استراتژی و یا حتی بیشتر از آن اهمیت دارد.

دومین مرحله از مدیریت استراتژیک بعد از برنامه ریزی استراتژی، اجرا و پیاده سازی استراتژی است. در این مرحله، اقدامات واقعی در زمینه فرآیند مدیریت استراتژی انجام می شود و تاکتیک ها در برنامه استراتژیک، به مرحله اجرا و پیاده سازی می رسند.

مرحله پیاده سازی فرآیندها، سخترین و دشوارترین قسمت از کل فرآیند مدیریت استراتژیک است. این مرحله است که به بیشترین هزینه از منابع سازمانی نیاز دارد. اگرچه، به خوبی انجام شود، باعث می شود تا به اهداف سازمانی دست یافته و سازمان شما به موفقیت برسد.

اگر در زمان برنامه ریزی استراتژی به سوالات “چرا” و “چه” فعالیتهای سازمان پاسخ می دهید، در زمان اجرا و پیاده سازی استراتژی، باید به سوالات “چگونه” فعالیتها انجام می شوند، “چه کسی” آنها را اجرا می کند، “چه زمانی” انجام خواهند شد و “کجا” این فعالیتها اداره می شوند، پاسخ دهید.

ممکن است هم اکنون سازمان یا شرکت شما دارای استراتژیهایی باشد که در سالهای گذشته همیشه به خوبی برای شما کار کرده اند و هنوز هم انتظار می رود تا نتایج خوبی نیز در آینده نصیب شما کنند. تقویت این استراتژیها نیز قسمتی از اجرا و پیاده سازی استراتژیها به حساب می آیند.

فعالیتهای پایه که باید در هنگام پیاده سازی استراتژی ها انجام بدهیم، عبارتند از:

  • مشخص کردن اهداف سالیانه
  • برنامه ریزی سیاستهای اجرای استراتژیها
  • تخصیص منابع
  • اجرا و انجام واقعی فعالیتها
  • هدایت و کنترل اجرای فعالیتها و تاکتیکها در سطوح مختلف سازمان

لازم به ذکر است که در کسب و کارهای تجاری ممکن است متوجه شوید که نیاز به برنامه ریزی بیشتری حتی در مرحله پیاده سازی و اجرا می باشد، بخصوص زمانی که به نکات و یا موارد خاصی مواجه می شوید که حتما باید مشخص شده و بررسی شوند.

در مرحله پیاده سازی استراتژی، نیاز به مشارکت تمامی سازمان است. برنامه ریزی استراتژی معمولا در دست تیم مدیریت استراتژیک سازمان، کمک و همیاری مدیریت بالا دستی و کارمندان کلیدی است. در زمان اجرا و پیاده سازی استراتژی، این نیروی کار سازمان است که برنامه استراتژیک را اجرا می کند و مدیر بالادستی هم انجام کار را هدایت می کند. اجرا و پیاده سازی استراتژی ها به پنج عامل مهم بستگی دارند که با استفاده از آنها سازمان یا شرکت می تواند استراتژیها را برطبق برنامه اجرا کنند.

  1. نیروی انسانی

دو سوال در این حوزه مطرح است: آیا شرکتها یا سازمانها، نیروی کافی برای اجرای استراتژیها دارند یا خیر؟ آیا افراد متخصص و ماهر برای اجرا و پیاده سازی استراتژیها در سازمان وجود دارند؟ مسئله ای که در این مرحله به آن نیاز دارید و برای شما مهم است این است که آیا نیروی انسانی کافی و درستی برای اجرای استراتژیها دارید و آیا این افراد دارای مهارت، دانش و شایستگی لازم برای انجام و اجرای استراتژی ها هستند یا خیر. اگر مشخص شود که کارمندان شرکت یا سازمان شما دارای دانش و مهارت کافی نیستند، بهتر است قبل از اجرا و پیاده سازی برنامه های استراتژیک، حتما تحت آموزش قرار بگیرند و یا با افراد ماهر و خبره جایگزین شوند. علاوه بر این، تعهد نیروی انسانی نیز باید توسط مدیر سازمان بررسی و تامین شود زیرا افرادی که درگیر کار اجرای برنامه های استراتژیک هستند، برای رسیدن به اهداف سازمان تلاش می کنند.

2. منابع

یکی از فعالیتهای اساسی در زمینه پیاده سازی استراتژی ها، تخصیص منابع است. این منابع می توانند مالی باشند و همچنین می توانند در دسترس سازمان باشند (و یا شاید هم نباشند) که در هر صورت برای اجرای استراتژی به آنها نیاز داریم.

اولین چیزی که به ذهن شما متبادر می شود، مقدار هزینه ای است که برای اجرای برنامه ها به آن نیاز دارید. منبع مهم دیگر زمان است. آیا زمان کافی برای پیاده سازی استراتژی و مشاهده نتایج بعد از اجرای آن را داریم؟

3. ساختار

ساختار سازمانی باید شفاف و روشن باشد و در آن مسئولیتها تعریف شده و زنجیره سلسله مراتبی سازمان مشخص باشد. هر شخصی در سازمان باید بداند که به چه کسی پاسخگو است و نیز مسئولیت وی در سازمان چیست. همچنین مدیریت باید خطوط ارتباطی درون سازمان را تعریف کند. کارمندان سازمان، حتی افرادی که در پایینترین سطح زنجیره سازمانی قرار دارند، باید بتوانند با افراد بالادستی خود ارتباط برقرار کنند و یا برعکس. وجود یک شبکه ارتباطی روشن و باز می تواند فرآیند اجرا و پیاده سازی استراتژی را آسان کند.

4. سیستم ها

چه نوع سیستمها، ابزارها و یا تسهیلاتی در محل اجرا و پیاده سازی استراتژیها وجود دارند که می توانند باعث اجرای آسانتر و بهتر استراتژی ها شوند؟ عملکرد خاص این سیستمها چیست؟ چگونه این سیستمها در مراحل بعدی فرآیند مدیریت استراتژی و در بعد از اجرا و پیاده سازی استراتژی، می توانند کمک کنند؟

5. فرهنگ

سازمان یا شرکت باید به کارمندان خود احساس راحتی داده و نشان دهد که برای آنها اهمیت قائل است زیرا که آنها نیز در زمینه پیاده سازی استراتژی نقش به سزایی دارند. وجود فرهنگ پاسخگویی برای فعالیتهای یک شخص با مشوق ها و پاداشهایی برای اجراهای خوب و بد، فضایی را ایجاد خواهد کرد که افراد تشویق می شوند تا در اجرا و پیاده سازی استراتژیها مشارکت داشته باشند.