کنترلها، زیرمجموعه ای از سیستم های تجاری هستند که می توانند از سازمان شما در برابر بی دقتی ها، تصمیمات و یا رفتارهای ناگهانی و یا هزینه های پیش بینی نشده، مراقبت کنند. زمانی که از کسب و کار شما در مقابل وقوع و بروز خطرات محافظت می شود، کارهای شما نیز به خوبی و طبق برنامه پیش می رود و در نتیجه به نتایج مطلوبی نیز دست پیدا می کنید.

در مرحله کنترل فرآیند کسب و کار، مقیاس های کیفی و کمی فعال می شوند تا با هدف مورد نظر سازمان مقایسه شوند. به موجب آن، مواردی که در آنها امکان اصلاحات و یا بهره وری بیشتر وجود دارد، مشخص می شوند. در مرحله کنترل فرآیندهای کسب و کار، شما به بررسی میزان کارایی فرآیندهای اجرا شده می پردازید و برای انجام آن از وجود سیستمهای IT و راه اندازی سیستمهای کنترلی داخلی کمک می گیرید تا بتوانید صحت اجرای قواعد و آیین نامه های زیادی را بررسی کنید. هدف اصلی کنترل فرآیندها این است که اطمینان کسب کنید، فرآیندهای کسب و کار اجرا شده به همان صورتی که در فاز طراحی تعریف شده اند، اجرا می شوند. علاوه برآن، کارایی فرآیند نسبت به اهداف تعریف شده برای شاخص های کلیدی عملکرد(KPIها) سنجیده و تحلیل می شود تا فرصتهایی را شناسایی کنند که تغییراتی ایجاد می کنند و باعث توقف حلقه بهینه سازی BPM می شوند.

کنترل فرآیندها

کنترل کامل فرآیندهای موجود، این امکان را به شرکتها می دهد تا BPM فعال را معرفی کنند. در ادامه اهداف استراتژیک نیز مونیتور می شوند. برای این منظور از یک سیستم مدیریت عملکرد فرآیند استفاده می شود تا بصورت پیوسته اهداف تعریف شده در فاز طراحی فرآیند، مونیتور کند. اینکار باعث می شود تا انحرافات از برنامه، مشخص و هشدارهای لازم داده شوند و امکان تصمیم گیری و انجام اقدامات متقابل فراهم شود.

کنترل دائم فرآیندهای کسب و کار، فاصله بین استراتژی شرکت و اجرای عملکرد آن را کاهش داده و یا از بین می برد و به کنترل و سنجش عملکرد کسب و کار کمک می کند. در فاز کنترل فرآیند، باید به سوالات زیر پاسخ داده شود:

عملکرد سازمان چگونه است؟ آیا هنوز تنگناهایی وجود دارد؟

آیا عملکرد فرآیندها، برنامه ریزی شده است؟ چگونه می توانیم آنها را اصلاح کنیم؟

آیا فرآیندها به همان صورتی که در فاز طراحی، مدل سازی شده اند، اجرا می شوند؟ اختلافها در کجاست و چرا این فرآیندها بصورتی دیگر اجرا شده اند؟

عملکرد سیستمها و برنامه های تغییر داده شده، چگونه است؟ آیا مطابق با موافقتهای سطح خدمات پیش می رود؟

آیا نقش ها و مسئولیتهای تعریف شده، طبق برنامه پیش می روند؟

آیا اصلاحات فرآیند و چرخه بازخورد، در حال اجرا هستند؟

آیا فرآیندها با چهارچوبهای کاری تعریف شده، برآورده می شوند؟

چگوه می توانیم فرآیندها را بطور پیوسته اصلاح و مدیریت کنیم و به سرعت تغییرات مورد نیاز را انجام دهیم؟