منظور از طراحی فرآیند، تبدیل نگرش، اهداف و منابع دردسترس یک سازمان به مفاهیم قابل سنجش  و تشخیص است که با استفاده از آنها به اهداف سازمان دست یابید. هدف از طراحی فرآیندها، کسب اطمینان از این موضوع است که با اجرا و پیاده سازی آنها حتما به اهداف مورد نظر خود دست خواهید یافت. در این حالت، اهداف اجرایی عملکردها مستقیما به اهداف طراحی فرآیندها تبدیل می شوند.

طراحی فرآیندها

انجام یک طراحی فرآیند با کیفیت که منطبق با نیازهای مشتری باشد، کار آسانی نیست و بیشتر طراحان می دانند که ساختاربندی روش انجام کار، برای مدیریت زمان بسیار اهمیت دارد. برای اینکه بتوانید فرآیندی را به خوبی و با کیفیت طراحی کنید، می توانید طبق 7 مرحله زیر عمل کنید:

  1. مطالعه و بررسی شرح مختصر مشتری

اهداف فرآیند را می توانید از طریق همین شرح مختصری که مشتری به شما ارائه می دهد، پیدا کرده و به سمت طرح نهایی هدایت شوید. در این مرحله باید هر آنچه را که برای شما مبهم است، یپرسید تا اطمینان کسب کنید که در مسیر صحیحی قدم برمی دارید. نکات و مطالب کلیدی را باید در این مرحله مشخص کنید.

2. تحقیق

تا آنجایی که می توانید و زمان دارید، تحقیق کنید تا اطمینان کسب کنید که پروژه را تا حد امکان، درک کرده اید. برای شروع به کار تحقیق باید از سابقه و فرهنگ، رقبا و گرایش های صنعتی شرکت آغاز کنید. هیچ چیزی بدتر از آن نیست که شما یک طرح خیره کننده ایجاد کنید ولی از آنجایی که شبیه به طرح شرکت رقیب شما است، مجبور شوید آن را کنار بگذارید. همچنین باید مخاطبان هدف پروژه را تحلیل کنید بعنوان مثال، سن، جنسیت، درآمد، نوع استخدام و سبک زندگی افرادی که مدنظر مشتری شما هستند.

3. فکربکر

بعد از اینکه به بررسی و مطالعه شرح مختصر مربوط به مشتری، صنعت، مخاطب و رقبا پرداختید، وقت آن است که به جمع بندی این مطالب بپردازید. برای این منظور باید از یک نقشه ساختاربندی شده برای ایجاد ارتباط بین این مفاهیم اصلی استفاده کنید. برای این منظور هم باید از یک ایده و فکر بکر استفاده شود. بعنوان مثال می توانید یک لیست ایجاد کنید یا ایده هایی را که به ذهنتان می رسد، بر روی کاغذ بنویسید، مهم نیست اولویت شخصی شما چیست، فقط باید این ایده ها را دنبال کنید. تمامی ایده های خود را از ابتدای کار ثبت کنید زیرا ممکن است در ادامه و یا شاید انتهای کار مجبور شوید دوباره به همان ایده های اولیه بازگردید و از آنها کمک بگیرید.

4. طراحی اولیه

حال نوبت آن رسیده تا ایده های خود را طراحی کنید و عناصر بصری مورد نیاز را تعریف نمایید و بدین طریق در زمان خود صرفه جویی کنید. با استفاده از این طرح های اولیه می توانید روشهای مختلف را به سرعت نشان دهید و همچنین با کمک آن می توانید احساس خود را نسبت به عناصر اصلی، یک طرح اولیه بیان کنید همانند طرح اولیه یک وب سایت و یا شکل اولیه لوگوی یک شرکت.

5. توسعه مفاهیم

بعد از ترسیم طرحهای اولیه ایده ها، نوبت به بسط و توسعه بیشتر مفاهیم موردنظر شما می رسد.  معمولا اگر بتوانید 3 تا 5 مفهوم مختلف را طراحی کنید، گزینه های بیشتری را برای انتخاب به مشتری های خود داده اید. اگرچه تعداد مفاهیم به نیازهای پروژه هم بستگی دارند. بعد از ساخت و توسعه این مفاهیم، کافی است آنها را به مشتری خود نشان دهید و اصولی را که در پس زمینه هرکدام از آنها قرار دارد، توضیح دهید و نیز دلایل موفقیت آمیز بودن این مفاهیم را بیان کنید. مشتری شما یکی از طرحها و ایده های شما را می پذیرد. هرگز فکر نکنید که برای طراحی طرحهای دیگر زمان و انرژی خود را هدر دادید. دادن امکان انتخاب به مشتری، این امکان را به مشتری می دهد تا عناصر مورد علاقه خود را از بین چند ایده مختلف انتخاب کند. همچنین بررسی این موضوع که چرا برخی از ایده ها و طرحها نسبت به سایر طرحها بیشتر مورد توجه مشتری شما قرار گرفته اند، شما را نسبت به نگرش و دید مشتری بیشتر آشنا می کند و به شما در انجام طراحی نهایی کمک می کند.

6. اصلاحات

بعد از انتخاب یک طرح توسط مشتری، زمان اصلاح طرح فرا می رسد به گونه ای که مطابق با اهداف و طرحهای وی باشد. مشتری ممکن است یک طرح پیشنهادی و یا ترکیبی از طرحهای ارائه داده شده را انتخاب کند یا حتی بخواهد کل طرح را از ابتدا به ساکن طراحی کنید. به هر حال بعد از این مرحله به مرحله دوم طراحی می رسید. ممکن است قبل از طرح نهایی، مجبور شوید چندین بار این تغییرات را انجام دهید. همیشه نظر خود را در زمینه طرح نهایی ارائه دهید. اگر فکر می کنید ایده جدیدی دارید و می دانید که باعث بهتر شدن طرح مشتری شما می شود، از بیان آن نهراسید زیرا که شما متخصص و حرفه ای اینکار هستید و نظرات شما همیشه می توانند راهنمای خوبی برای مشتریان باشند. ولی همیشه خلاصه شرح اولیه مشتری را نیز به خاطر داشته باشید و اگر نیاز بود دوباره به آن برگردید و مطالعه کنید. همیشه باید یک تناسبی بین آنچه که باعث خرسندی مشتری شما می شود و آنچه که شما فکر می کنید می تواند باعث پیشبرد کار شود، برقرار باشد.

7. تکمیل کار

بعد از تکمیل طرح نهایی و انتخاب اولویتهای مشتری، به ایجاد طرح نهایی با در نظر گرفتن تمامی اصلاحات می پردازید و بعد از اتمام کار و گرفتن تایید و تصدیق از طرف مشتری، پروژه شما تکمیل می شود و می توانید فایل نهایی را برای وی ارسال کنید. هیچ چیز نمی تواند مشتری شما را به اندازه تکمیل پروژه خوشحال کند برای اینکار به شما تبریک می گوییم.